dreamstime_s_59104839

 

Effektiviser faktureringprosessen

Når vi er igang med å snakke om automatisering i bedriften, så er neste naturlige steg å se på automatisering av utgående og inngående fakturaer, altså å effektivisere faktureringprosessen.

Bruker du et Visma Økonomi system idag? I så tilfelle har du tatt i bruk funksjonen som heter Visma.net Autoinvoice?

Visma.net AutoInvoice jobber bak kulissene på alle inngående og utgående elektroniske dokumenter. Løsningen gir deg full kontroll over fakturering og sikrer en strømlinjeformet arbeidsflyt. Den inneholder støtte for sending, mottak og konvertering av elektroniske fakturaer og kredittnotater. Den støtter også en rekke internasjonale og nasjonale formater.

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

Send og motta e-fakturaer direkte fra ditt økonomisystem

En e-faktura (elektronisk faktura) er ikke det samme som å sende en pdf-faktura på e-post. Med Visma AutoInvoice sender du e-fakturaer direkte fra ditt økonomisystem inn i mottakerens økonomisystem. Enkelt, raskt og sikkert. Fakturaen blir opprettet i økonomisystemet ditt med det innholdet du ønsker. (produkter, priser, forfallsdato osv.) Deretter er det en enkel tasteoperasjon å få fakturaen sendt. Fakturafilen sendes sikkert via internett i det som kalles EHF-format slik at den kan mottas og leses rett i kundens økonomisystem. Alt skjer automatisk og du kan være trygg på at fakturaen kommer frem til rett mottaker. Les mer om e-faktura. 

 

Fordeler ved bruk av Visma AutoInvoice:

  • Du sparer tid og penger på å redusere manuelt arbeid knyttet til fakturering og fakturamottak.
  • Du kan være trygg på at fakturaen ikke forsvinner i spam-filter osv. Systemet gir umiddelbart beskjed hvis faktura ikke kan leveres hos mottakeren.
  • Fakturaen kommer raskere frem og blir automatisk bokført. Dette øker sjansen for betaling til rett tid dermed bedre likviditet.
  • Systemet kan settes opp slik at mottakere som ikke har støtte for e-faktura i sitt system automatisk får tilsendt faktura per e-post eller vanlig post. Du trenger ikke gjøre noe ekstra.
  • Med Visma AutoInvoice kan du oppfylle kravet til stadig flere kunder om å få tilsendt elektronisk faktura.
  • AutoInvoice er en løsning i skyen. Dataene er derfor lett tilgjengelige og alltid oppdaterte.

 

Hvorfor skal vi endre noe som funker bra i dag?

Vi vet at omstillinger er vanskelig. Det enkleste for mange er “ bare å fortsette som før”. Kanskje har du til og med en ansatt som tar seg av faktureringen? Det er fire grunner til at vi likevel tror du vil ha glede av å prøve elektronisk faktura

  1. Omstillingen vil skje før eller senere uansett. Vårt råd til deg er, hvorfor utsette, når du allerede i dag kan få fordelene ved å gjøre faktureringen elektronisk?
  2. Undersøkelser viser at du får raskere innbetalinger, færre purringer og mer fornøyde kunder med elektronisk sammenliknet med faktura på papir eller epost. Med raskere innbetalinger, får du også en bedre likviditet.
  3. Stadig flere av kundene dine ønsker elektronisk faktura, og ser hvor mye tid de sparer på å gjøre faktureringen elektronisk. Om du tilbyr dem det de vil ha, blir du en mer kundevennlig bedrift. Og om du ikke tilbyr dem det,  vil du risikere å miste dem.
  4. Dine ansatte kan faktisk gjøre andre oppgaver. Du trenger ikke si opp noen. Vi garanterer deg at du vil finne nye - og kanskje morsommere og mer betydningsfulle oppgaver enn å punche tall, frankere konvolutter og purre på kunder som ikke betaler i tide.

 

Men kundene våre kan ikke motta elektronisk faktura.

Det er sannsynlig at flere av kundene dine ikke kan motta elektronisk faktura ennå. Det som er så bra  med vår fakturaløsning, er at du fremdeles kan gjøre alt elektronisk, selv om kundene dine ikke kan det.

Visma.net AutoInvoice har funksjonalitet for å sende både elektronisk faktura (EHF), epostfaktura og papirfaktura. Visma.net AutoInvoice sjekker organisasjonsnummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA). Om mottakeren ikke er registrert der, vil fakturasystemet sende fakturaen enten på epost (som PDF) eller vanlig postgang. Det betyr at alt skjer elektronisk i ditt økonomisystem, og du får full effekt av å fakturere elektronisk.

 

Det koster for mye for oss (billigere å sende som PDF på epost)

Det er flere grunner til at vi vil fraråde deg mot å sende fakturaer på epost:

  1. Undersøkelser viser at du får raskere innbetalinger, og at langt flere kunder betaler til forfall når fakturaen blir sendt elektronisk.
  2. Hvis du må gjøre mye oppfølging på en faktura som er sendt på PDF, vil det som i praksis virket som den “billigste” løsningen, likevel bli det dyreste alternativet. Det skal ikke mer enn ett minutts oppfølging av en PDF-faktura før det koster mer enn det gjør å sende den elektronisk.
  3. Vi ser at epost har blitt en mindre trygg måte å sende fakturaer på. Spamfilteret er mer kritisk enn det var tidligere, så du kan aldri være sikker på at fakturaen faktisk når fram til innboksen til mottakeren.
  4. Datakriminelle prøver stadig ut nye metoder for å lure deg med å lage falske fakturaer, som er profesjonelt laget og ser troverdige ut. Senest i fjor var det mange som fikk en faktura fra Telenor i innboksen sin, som viste seg ikke være fra Telenor. Mange av disse svindel-fakturaene kan også inneholde virus.

 

Hvilke økonomisystemer er kompatible med Visma.net AutoInvoice?

  • Visma Business
  • Visma Global
  • Visma Contracting
  • Visma Dokumentsenter
  • Visma eAccounting
  • Mamut One
  • Visma.net Financials
  • Visma Webfaktura
  • Visma DI

 

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt med oss eller meld deg på

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke 

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.


Kontakt oss