Del
Del
I denne artikkelen får du lære hvordan du kan effektivisere arbeidsflyten i din bedrift med hjelp av Microsoft Lists.
Microsoft Lists: Fra Onboarding til Avvikshåndtering
Er du på jakt etter et verktøy som kan revolusjonere måten du samler, organiserer og administrerer informasjon? Da kan Microsoft Lists være løsningen du har lett etter!
I min daglige kontakt med ledelse og administrasjon i ulike selskaper, møter jeg ofte arbeidsprosesser som oppleves som tungvinte og tidkrevende. Det kan dreie seg om sjekklister og oppgaver for onboarding, behovet for å organisere og spore fremdriften i prosjekter, eller løsninger for å registrere og følge opp avvik. Andre trenger å samle og spore henvendelser fra ansatte til administrasjonen for å sikre effektiv håndtering.
Ofte spør de om det finnes en måte å bruke noen av verktøyene i M365 som de allerede har i lisenspakken sin. Overraskende ofte er Microsoft Lists en del av løsningen.
Hvor finner du Microsoft Lists?
Microsoft Lists finner du blant dine tilgjengelige verktøy i M365:
Du kan også søke den opp via søkefeltet på oppgavelinjen og bruke skrivebordsapplikasjonen.
I AGS har vi god erfaring med å tilpasse lister til kundens behov og spesielt der det er et ønske om å automatisere deler av prosessen.
Men hvorfor ikke prøve ut funksjonaliteten på egen hånd?
Trykk på NY LISTE og du vil få opp mange forslag for å få deg i gang.
Du kan opprette en liste fra scratch eller fra en tabell i Excel, men Microsoft har også laget noen maler for å hjelpe deg å se hva den kan brukes til!
Skjemaoppsett
Microsoft Lists er bygget opp rundt et fleksibelt og brukervennlig skjemaoppsett som lar deg tilpasse hvilken informasjon du ønsker å få inn i kolonnene i listen din.
La oss ta en titt på et eksempel på hvordan du kan sette opp et skjema for håndtering av interne avvik med Microsoft Lists:
Si jeg har rollen som HMS ansvarlig og ønsker en løsning for håndtering av avvik.
Jeg trenger informasjon om:
- Avvikstype
- Dato
- Hvem som har meldt inn avviket
- En beskrivelse
- En ansvarlig for oppfølging
- En forfallsdato
- Og en status
Jeg oppretter en tom liste
Gi et navn og beskrivelse og velg en plassering for listen – dette kan være et team eller en SharePoint slik at det blir enkelt å samarbeide og styre tilgangene til listen.
Tilpasning og fleksibilitet
En av de største fordelene med Microsoft Lists er at du kan bygge lister med innhold og prosesser som er skreddersydd til dine spesifikke behov. Dette gir deg en fleksibel løsning som kan vokse og endre seg i takt med dine krav og arbeidsprosesser.
Så nå er det bare å sette i gang med å legge til de kolonnene du ønsker i skjemaet ditt.
Skjemaet som skal fylles ut kan legges som en kobling akkurat der du ønsker – på intranettet i SharePoint i et team eller i en kanal – avhengig av hvor mange som skal ha tilgang til den.
Ofte skal jo skjemaet være lett tilgjengelig, mens hele listen kun skal være tilgjengelig for noen få. Det løser vi enkelt med tilgangskontrollene i listen.
Og her har vi starten på en liste som kan bygges på med masse funksjonalitet.
Varsler
I eksempelet vårt vil HMS ansvarlig gjerne få et varsel når det blir registrert et nytt avvik. Dette løser vi ved å sette opp arbeidsflyter som genererer varsler i Teams eller outlook når dette skjer. På denne måten er du alltid oppdatert om endringer i listen.
Microsoft Lists fungerer selvfølgelig sømløst sammen med de andre M365-applikasjonene, noe som gir en integrert og effektiv arbeidsflyt.
Rapportering og analyse
Har du behov for å ta analysere dataene fra listen? Med Microsoft Lists kan du enkelt generere rapporter og visualiseringer basert på dine data. Integrasjoner med Power BI og Excel gjør at du kan identifisere trender og gjøre gode valg basert på konkrete data.
Oppsummert
Microsoft Lists er et kraftig verktøy som kan revolusjonere måten du samler, organiserer og administrerer informasjon. Det kan effektivisere onboarding, prosjektstyring, avvikshåndtering og sporing av henvendelser fra ansatte.
