Bruk det du betaler for i Microsoft 365

I denne bloggen skal du få se hvilket muligheter du har med Microsoft 365 og hvordan du og din bedrift kan bruke alle løsningene dere betaler for i dag!

Hvorfor bruker du ikke det du betaler for?

De fleste av dere har kjøpt store Microsoft 365 lisenser som inneholder mange nyttige verktøy. Men vet du hva vi ser ute hos bedriftene? Vi ser at mange bruker de samme verktøyene som man brukte i 1993, Word, Excel, PowerPoint og Outlook. Takket være korona ble de fleste nødt til å ta i bruk Teams for møter. Mange bruker SharePoint uten å tenke så mye på det.  SharePoint mappene er synkronisert på PC og man får lov til å jobbe slik man gjorde det i 1993.  

Vi på AGS har tenkt mye på hva som kan være årsaken til det. Verktøyene som ligger i deres Microsoft 365 lisenser er fantastiske, og riktig bruk at disse verktøyene virkelig vil endre deres hverdag. Derfor er det synd å se at brukerne sliter med å se verdien i disse verktøyene og sliter med å ta dem i bruk. 

Hvordan kan du få riktig opplæring?  

Vi innser at den største delen av ansvaret for opplæring i Microsoft 365 ligger hos IT-leverandøren.
Jeg kan tom innrømme at for noen år siden ba kundene oss om å få dem over i Microsoft 365, men det skal gjøres slik at brukerne ikke skulle merke noen forskjell. Og det gjorde vi. Vi passet på at det var mulig for brukerne å jobbe på den gamle måten, etter at kunden hadde fått de beste og mest moderne verktøyene. Og dette skammer vi oss for.  

Vi ser at uten at vi og kundene setter av tid til ordentlig opplæring i Microsoft 365, vil ikke kunden lykkes med å ta i bruk Microsoft 365. Det handler ikke om å lære seg knapper og felter, det kan man finne på YouTube. Det handler om å forstå sammenhenger mellom Outlook, Planner, Teams, SharePoint og de andre verktøyene. Det handler om å lære en ny arbeidsmetodikk. 

AGS IT-partner har laget et kurs i Microsoft 365 som dekker de 4 viktigste modulene i Microsoft 365 og Teams: 

• Effektiv kommunikasjon
• Effektiv dokumenthåndtering
• Effektiv oppgavehåndtering
• Workshop i Teams struktur.

Hvis vi ser på verktøyene som ligger i Microsoft 365 lisenser, ser vi at de kan fordeles i 4 kategorier, Skape, Lagre, Kommuniserer og Planlegge:

• Vi har Word, Excel, PowerPoint og OneNote hvor vi skaper documenter
• SharePoint og OneDrive hvor vi lagrer dokumenter
• Planner og To-Do hvor vi planlegger
• Outlook og Teams hvor vi kommuniserer
  
  

Videre har vi 3 ting i hver av disse kategoriene som mange ikke vet:
Først ser på verktøyene som vi bruker for å skape. Jeg bruker Word som eksempel, men du har de samme funksjonene i Excel og PowerPoint

• Visste du at du kan se og gjenopprette versjoner av dokumenter i Word i Teams, Word online og Word lokalt
• Visste du at du kan dele dokumenter direkte fra et Word-dokument
• Visste du at du kan endre navnet til dokumentet du skriver i uten å måtte gå ut fra dokumentet

OneDrive og SharePoint brukes for å lagre dokumenter

• Viste du at når vi lagrer dokumenter i Teams, lagres de på en SharePoint site, og kun vises i Teams
• Viste du at man ikke skal lagre dokumenter som flere skal ha tilgang til i sin OneDrive. Onedrive bruker jeg for å lagre mine dokumenter
• Viste du at når du sletter dokumenter på din maskin fra synkroniserte mapper, vil de forsvinne fra SharePoint for alle sammen. 

Teams og Outlook bruker for å kommunisere

• Viste at Teams som selvstendig verktøy kan brukes kun til kommunikasjon. Det lagres ingen dokumenter eller oppgaver i Teams. Teams kun viser dokumenter og oppgaver som ligger i andre verktøy.
• Viste du at Outlook ikke skal brukes til intern kommunikasjon.
• Du kan lagre eposter og vedlegg fra eposter ved å dra og slippe dem i riktig kanal i Teams

Planner og To-Todo bruker vi til å planlegge og lage oppgaver

• Viste du at du ikke skal opprette nye Planer på utsiden av Teams. Planner skal være koblet til et Teams og opprettes fra Teamet.
• Du kan opprette Planner og ToDo oppgaver rett fra meldinger i Teams
• Du kan selv lage en automatisk flyt som legger dine Planner-oppgaver i din Outlook-kalender. 

Har du behov for opplæring?

Vi ser at behovet for opplæring er stort. Dersom du ønsker at ansatte i ditt selskap skal kunne bruke Microsoft 365 riktig og virkelig utnytte potensiale som ligger i M365 lisensene, anbefaler jeg at dere tar kurs i Microsoft 365 og Teams. Vi har holdt dette kurset for store og små selskaper og har fått veldig gode tilbakemeldinger. 

Ta kontakt med oss dersom du ønsker å vite mer om våre Microsoft 365 kurs.

Linken til informasjon om Teams finner du her. Videreutvikling av Microsoft 365 vil skje med utgangspunkt i at du bruker Teams og kan verktøyene som kobles til Teams. – Ønsker du å ta dirkete kontakt med meg kan du sende mail til katja@ags.no eller telefon: 33 29 10 00