5 grunner til å bestille backup av Office 365

I dette innlegget skal du få se de vanligste årsakene til datatap, som ikke vil forekomme ved å bestille utvidet backup av Office 365 eller Microsoft 365.

Hvorfor trenger du backup av Office 365?

Tjenestene som ligger i Microsoft 365 og Office 365 er de mest sentrale verktøyene i hverdagen til de aller fleste bedrifter.
I årenes løp blir det lagret vanvittig mye data i deres Office som er veldig viktig å kunne ha tilgang til, både epost, filer og dokumenter.

I Office 365 og Microsoft 365 følger det med en innebygd backup fra før av, dette er kun på 93 dager med historikk, noe som ikke er tilstrekkelig. Alt for mange tenker at dette er mer enn god nok tid for å oppdage og gjenopprette filene i systemet, men undersøkelser sier at den gjennomsnittlige tiden før man oppdager at noe er borte er over 140 dager! Dette kan være filer i arkiv som ikke blir arbeidet med til daglig.

5 grunner til å bestille utvidet backup av Office 365 og Microsoft 365

1. Utilsiktet sletting

Hvis du sletter en bruker, uavhengig om du mente det eller ikke, vil denne slettingen skje på kryss av bedriften sammen med slettingen av deres personlige OneDrive data.

Den originale papirkurven og versjonshistorikken som følger med i Office 365 vil kun gi deg en begrenset beskyttelse mot datatap. Etter en viss periode så vil dataen være slettet for alltid.

2. Interne sikkerhetstrusler

Når det kommer til sikkerhet og trusler, er det lett å kun fokusere på hackere eller virus, men det er også viktig å tenke på hva som skjer internt.
Det skjer oftere enn du tror at noen ansatte kan gjøre noe alvorlig, noe som ikke behøver å være med vilje.
Microsoft har ingen måte å skille mellom en vanlig bruker som fortsatt er i bedriften eller en som skal slutte som vil slette all tilgjengelig data på sin maskin før de forlater. I tillegg kan det forekomme at noen brukere uvitende laster ned infiserte filer, eller får brukernavn og passord på avveie.

3. Eksterne sikkerhetstrusler

Skadelig programvare og virus har gjort alvorlig skade for firmaer verden over. Ikke bare er firmaets omdømme i fare, men også deres personlig data og kundedata.

Eksterne trusler kan oppstå via epost, vedlegg og lenker – og hackerne finner noen finurlige løsninger for at meldingene ser ekte ut slik at det ikke alltid er nok å lære opp dine ansatte til hva de skal se etter.

Den innebygde officebackupen er begrenset og kan være utilstrekkelig for å håndtere et alvorlig angrep som dette.

4. Oppbevaringslover og forvirring

Med tanke på den raske utviklingen i dagens digitale verden, skjer det stadig nye forandringer å forholde seg til, også med tanke på lagring av data.
Alt dette kan være veldig vanskelig å henge med på, og Office 365 har begrensede retningslinjer for sikkerhetshetskopiering og oppbevaring som bare kan avverge situasjonelt datatap, og er ikke ment til å være en total sikkerhetskopiløsning.

En type gjenoppretting er en rett-tidig gjenoppretting, altså å gjenopprette løsningen spesifisert etter klokkeslett og dato, dette er ikke innenfor omfanget til Microsoft.

I tilfelle en katastrofe vil en utvidet backup gi deg muligheten til å rulle tilbake tiden til før det skjedde, og redde dagen!

5. Hybrid løsning

Firmaer som tar i bruk Office 365 eller Microsoft 365 behøver som regel et vindu med tid for overgang fra lokal Exchange til Exchange Online. Noen ønsker da å beholde den gamle løsningen for å gi fleksibilitet og økt kontroll. Denne hybridløsningen er vanlig, men gir likevel noen administrasjonsutfordringer.
Den rette backupløsningen vil håndtere en slik situasjon og behandle dataen uavhengig av lokasjon.

Viktige ting du bør være oppmerksom på!

Det finnes veldig mange backuptjenester til Office 365, og de aller færreste av de tar med seg alt av informasjon som ligger i SharePoint og Teams men kun filene som ligger der. Dette vil si at «sites» eller «hovedområder» og metadata kan bli borte ved sletting av løsningen, så husk å forsikre deg om at backupløsningen tar for seg dette også!

Hvis du ønsker backup av kun personlig OneDrive og Epost har du mulighet til å velge hvilke medarbeidere som skal ha backup på sin konto, men hvis dere benytter dere av SharePoint og Teams er hele bedriften nødt til å ha dette aktivert på sin bruker for å kunne ta nytte av backup av disse løsningene.

AGS IT-partner tilbyr en backupløsning, som vil gi deg en totalgjenoppretting av deres Office 365 og Microsoft 365, les mer på ags.no/office-365-backup/

Oppsummering

Når dere nå har gjort det smarte valget å ha bedriften deres i skyverden under Office365, er det også lurt å tenke på hvordan dere oppbevarer dataen deres.

Det er alt for mange hendelser som kan forekomme som gjør at data kan komme på avveie, så her bør dere også ha en backupløsning som tilbyr dere full tilgang og kontroll over dataen deres.

Ønsker du å bestille eller høre mer om backup av Office 365 og Microsoft 365. Ta kontakt via vår hjemmeside, chat, telefon eller e-post.