surprised-3355958_1920

 

Tips fra en kunde

Nok en gang fikk jeg et tips fra en av våre kunder om hva jeg skulle skrive om i dette blogginnlegget. Jeg trodde at alle våre kunder som brukte SharePoint visse alt om de smarte funksjonene i SharePoint, men jeg tok feil.

 

3 smarte funksjoner som veldig få vet om

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.

 

Kobling mellom SharePoint og Outlook.

 

Mange tror at det er kun dokumenter som kan lagres på SharePoint. Men visste du at også kan lagre e-poster på SharePoint på en superenkel måte? Det finnes en 3.parts verktøy som heter Harmon.ie. Dette er et gratis add-in til Outlook som gjør at du kan se alle dine SharePoint mapper og biblioteker rett i Outlook. Du kan enkelt dra over en e-post fra Outlook til riktig mappe i SharePoint. Hvis du har fått en e-post med vedlegg, kan du velge om du vil lagre selve e-posten eller kun vedlegget på SharePoint

.  

Flytt til harmon

Spørsmålet om å kunne lagre mailer rett på SharePoint kommer oftest fra bedrifter som jobber med prosjekter (f.eks bygg bransje, eiendomsutvikling, entreprenører).

Hvis du har biblioteker på SharePoint med innebygde maler eller metadatafelt vil både malene og metadatafeltene være tilgjengelige via Harmon i Outlook. Harmon vil kunne lese avsender, mottat dato og emne fra e-post og vise det på SharePoint. Du vil kunne søke, sortere og filtrere dine e-poster i SharePoint.

Hvis du ønsker å legge ved en fil som ligger på SharePoint når du sender en e-post vil du enkelt kunne gjøre det ved å dra filen fra Harmon til e-posten.

 

Flytt fra harmon

Hvordan installerer du Harmon

Klikk på denne linken https://harmon.ie/, klikk Download og velg Personal Edition. Når harmon er installert, åpner Outlook på nytt, logger deg på med din Office 365 bruker og Harmon er klar til bruk. Flere av våre kunder jobber med filer som ligger på SharePoint kun via Harmon. 

Modern design

Det er ikke alle som har fått med seg at Microsoft har oppgradert design plattformen til SharePoint. Bedrifter som begynte å bruke SharePoint for bare noen måneder siden bruker mest sannsynlig SharePoint i modern design mens de som har brukt SharePoint i over 1 år bruker kanskje løsning med gamme design.

Hvordan vet du om du bruker modern design eller ikke

Hvis siter på din SharePoint ser ca slik ut, bruker du gammel design

 

Gammel design

 

Hvis din SharePoint ser slik ut, bruker du modern design

 

Modern design

 

Elektroniske skjemaer

Det har vært mulig å lage elektroniske skjemaer på SharePoint i alle år, men i modern design kan vi lage veldig avanserte skjemaer. Skjemaene lages med responsive design, dvs det er lett å fylle dem ut på nettbrett og mobiltelefon. Ved hjelp av Microsoft Flows kobler vi skjemaene til mail og kalender.

Hvordan fungerer dette

Du har en side på SharePoint med et elektronisk skjema, f.eks serviceskjema eller ferieønskeskjema eller egenmeldingsskjema.

Du fyller ut et ferieønskeskjema på mobil, det sendes en mail til din leder hvor det står at du ønsker ferie fra dato til dato vennligst godkjenn. Din leder godkjenner ditt ferieønske, det sendes en mail til det med bekreftelsen og ferien din legges i din kalender i Outlook automatisk.

Lignende funksjonalitet kan legge til servicerapporter, avviksskjemaer eller andre typer skjemaer.

Vi har laget mange forskjellige elektroniske skjemaer, men når jeg demonstrerer dem på kundemøter hos nye kunder ser kundene undrende på meg og tror at viser dem noe annet enn SharePoint.

Elektroniske skjemaer har ufortjent lite oppmerksomhet, jeg ser hvordan de forenkler hverdagen til våre kunder og anbefaler dere å ser mer på det hvis dere fortsatt fyller ut skjemaer i Excel og sender dem på mail manuelt.

  

Konklusjon

Hvis du allerede bruker SharePoint, installer Harmon mens du leser denne artikkelen. Ingen grunn til å vente. Er det noe du lurer på ring gjerne vårt kundesenter 33 29 10 20.

Gå over til moder design hvis du fortsatt bruker SharePoint med det gamle designet.

Hvis du fyller ut skjemaer i Excel eller pdf og sender dem på mail, ring til meg og jeg viser deg hvordan du kan gjøre det på en smartere måte i SharePoint.

  

Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 

Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt med oss eller meld deg på

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke 

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.


Kontakt oss