business-cat-in-office_4460x4460

 3 feil du bør unngå i SharePoint

Det er 3 vanlige problemer som noen av våre kunder opplever med SharePoint.  Hvordan du enkelt løser disse problemene kan du lese i denne artikkelen.

Se videoen her i denne linken eller i avspilleren nedenfor.




Feil nr 1. 

Synkroniseringen fungere ikke

Jeg må si at dette var et vanlig problem for et par år siden. Vi fikk masse supportsaker ang. OneDrive og synkroniseringsproblemer. Men for ca 1,5 år siden kom Microsoft med en helt ny versjon av OneDrive som fungerer bra.

Hvorfor synkroniseres ikke filene da? Den vanligste årsaken til det er at brukeren selv har stoppet synkroniseringen, men er kanskje ikke klar over det selv.

Hvis du har oppdaget at filen som du har lagret lokalt ikke vises i SharePoint eller omvendt, sjekk først om biblioteket er fortsatt koblet til SharePoint. Når du klikker på biblioteket som du mener skal være synkronisert, skal du se synkroniseringssymboler. Det skal se slik ut.

 

Dersom du ikke ser symboler som viser synkroniseringsstatus, er biblioteket frakoblet.


 

«Vis på nettet»

En annen måte å sjekke det på er å høyreklikke på den lokale mappa og se om du ser «Vis på nettet».  Hvis du ikke gjør det, er mappa frakoblet.

 Dersom dette har skjedd og du ser at den lokale mappen ikke er koblet til SharePoint gå til biblioteket på Sharepoint på web’en og klikk på Synkroniser.

Synkronisering av biblioteker stopper svært sjeldent av seg selv. Men hvis det synkroniserte dokumentbiblioteket har blitt slettet og gjenopprettet eller flyttet til en annen site, vil synkronisering av det opprinnelige biblioteket bli stoppet.   

 

Feil nr 2. 

Jeg ser ikke filen som min kollega har lagret

Sjekk først om alle bibliotekene som du har valgt å ha lokalt er fortsatt koblet til SharePoint.  Hvis alt ser bra ut, bør du sjekke om det er opprettet flere mapper med samme navn i forskjellige dokumentbiblioteker. Dette er den vanligste årsaken til at du ikke finner filene lokalt. 

Den enkleste måten å sjekke om det er opprettet flere mapper med samme navn er å bruke søkefunksjonen.

  

Feil nr 3. 

Jeg ønsker å synkronisere hele SharePoint’en og vil se alle filene lokalt, men jeg har ikke nok plass på maskinen

Dette er egentlig ikke er en feil men mer en misforståelse.

Det er flere og flere som ønsker å erstatte lokal filserver med SharePoint. Det er en helt riktig tanke.

Du flytter alle dine filer i skyen i Office 365, du har filene tilgjengelig når som helst hvor som helt og det blir tatt backup av filene.

Men de alle fleste er så vant til å ha den «F:» bokstaven på maskinen (eller den bokstaven som brukes hos dere). Det er bare å klikke på bokstaven og du har tilgang til alle filene som ligger på serveren. De bruker ikke plass på din maskin.

Hvordan vil dette fungere når du går over til SharePoint?

For det første vil filene alltid være tilgjengelig via webgrensesnittet. Og søkefunksjonen på SharePoint kan ikke sammenlignes med den vi ha i Windows utforsker. Den fungerer og fungerer veldig bra.

Men jeg skjønner godt at dere ønsker å fortsette å jobbe med de gule mappene som vi er så vant til.

Jeg jobber med dem selv og kommer ikke til å gi slipp på dem med det første.

Dokumentbiblioteket på SharePoint kan synkroniseres og vi kan fortsette å jobbe via Windows utforsker hvis vi vil. Men betyr det da at du må ha alle filene som lå på serveren før lokalt på din maskin?

Nei. For noen måneder siden kom Microsoft med en oppdatering av synkroniseringsverktøyet som gjør at du kan synkronisere alle bibliotekene som du har på SharePoint uten at du bruker plass på din maskin.

Nå kan du velge om du ønsker å ha en lokal kopi av filene eller om du bare ønsker å se dem via Windows utforsker.

Hvis du høyreklikker på den blå skyen nederst i høyre hjørnet, klikker på Innstillinger og Innstillinger en gang til vil du se at du kan huke av «Filer ved behov».

 

Du kan alltid velge hvilke filer som skal være tilgjengelig offline og hvilke kan bare ligge i skyen.

 

Konklusjon

SharePoint kan erstatte din lokale filserver. Du kan laste opp alle dine filer på SharePoint, synkronisere alle filene som du ønsker å se lokalt uten å være redd for å bruke opp plass på din maskin. 

 

 

 Se flere tips på vår Youtube kanal

Se flere smarte og nyttige tips på vår YouTube kanal!
Vi legger til nye videoer hver uke, så følg med og abonner på kanalen vår. 


Du kan se flere tips på Youtube her

Følg med på Youtube kanalen vår

Ta kontakt med oss eller meld deg på

Nå kan du automatisk få ferske og spennende IT nyheter og tips fra vår blogg hver uke

Ring oss på 33 29 10 00, send en e-post til dinitavdeling@ags.no eller bruk kontaktskjema.

 
Kontakt oss